Por Aldrin Jonathan

Novo prédio do Arquivo está praticamente finalizado

Arquivo Geral da USP contribui para a preservação de documentos históricos

A humanidade ao longo dos séculos se esforça para cuidar de sua história e sua memória. A preservação e conservação de documentos históricos é essencial para a edificação cultural de um país, grupo étnico ou religioso. Há muito tempo a aniquilação de aspectos culturais é usada como artifício de guerra, como ocorreu no bombardeamento da biblioteca de Sarajevo em 1992, visto que a destruição do passado e de estruturas que favoreçam a construção de identidade beneficia a subjugação de um povo por outro.

A fim de preservar a memória e a história da Universidade de São Paulo, foi criado o Arquivo Geral, órgão subordinado à Vice-Reitoria Executiva de Administração (Vrea). Importante para a gestão, arquivamento e conservação dos documentos, o órgão tem como objetivo cuidar da preservação da memória com finalidade de pesquisa, se propondo a corroborar com o desenvolvimento científico da Universidade. “Não é só preservar a memória, precisamos disponibilizar os documentos. A grande meta do Arquivo é ser memória da sociedade e fomentar pesquisa”, explica a chefe técnica de divisão do Arquivo Geral da USP, Bárbara Júlia Menezello Leitão.

“Cada vez que eu destruo um documento, eu destruo a memória. E se eu destruo essa memória, eu destruo a história como foi vista naquele tempo”, argumenta Bárbara. De acordo com a lei n° 8.159/91, “é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova de informação”. São considerados arquivos os documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, “em decorrência do exercício de atividades específicas”.

Salas de arquivo recebem controle de temperatura e umidade

O Arquivo Geral surgiu a partir do Sistema de Arquivos da Universidade (SAUSP), que optou pela construção de um prédio que pudesse reunir, em condições adequadas de conservação e preservação, documentos permanentes originários de unidades que demonstrem interesse em delegar responsabilidade sobre a documentação ao órgão. Há em muitas unidades inexistência de espaços destinados à guarda de documentos e à manutenção de serviços correlatos. Segundo Bárbara, a expectativa é de que o órgão em relação à preservação “consiga se desenvolver a tal ponto que possa vir a ser referência”.

Atualmente, o Arquivo comporta, de maneira provisória, parte dos documentos permanentes da antiga Faculdade de Filosofia, Ciências e Letras (FFCL) – fundada em 1934 e localizada até a década de 1960 na rua Maria Antonia – e de documentação oriunda do setor de Recursos Humanos. O órgão tem se estruturado para receber a demanda de massa física de documentos permanentes, isto é, que não podem ser eliminados visto que possuem valor histórico, probatório ou informativo que devem ser definitivamente preservados. O órgão também se responsabiliza por posterior recuperação documental, datação e disponibilização da informação a pesquisadores. O desejo é criar um sistema de divulgação compatível à lei de acesso à informação.

Conservação e restauração

A documentação recebida pelo Arquivo passa por diversas etapas até o arquivamento. O processamento envolve recuperação, organização, higienização e preservação. Os documentos passam por quarentena, recebendo análise e verificação de existência de micro-organismos. É importante que documentos infectados ou deteriorados não contaminem os já tratados. “Não podemos incorporar ao nosso acervo coisa que venha com infestação (de micro-organismos), porque pode contaminar o que já temos aqui”, argumenta a responsável pela conservação dos documentos do Arquivo, Arize Araújo Pinheiro.

Segundo Arize, a conservação preventiva dos documentos é essencial, uma vez que a restauração da documentação é muito mais cara. “A preservação preventiva consiste em atuar no ambiente, na questão da temperatura, da umidade relativa, manutenção de índices que não favoreçam o desenvolvimento de microorganismos e aparecimento de insetos”, explica.

Documentos passam por processos de limpeza e higienização

O controle da temperatura e da umidade é um importante fator em salas de arquivamento. A umidade estimula o início de muitas reações químicas, pois instala condições favoráveis a estas. Já a temperatura atua como catalisador, ou seja, acelera reações oxidantes. O controle desses fatores tem sido realizado por datalogger, dispositivo eletrônico que possibilita a produção de registros e relatórios de dados. Além disso, o controle de luz na área de guarda também é fundamental. O raio ultravioleta pode ocasionar a alteração da cor e da tinta e pode quebrar a cadeia de celulose do papel.

A documentação também passa por processo de higienização, considerada atividade preventiva porque elimina sujidades, que podem servir de alimentos, como a poeira.  No processo, há o tratamento dos materiais, como retirada de clipes, presilhas de metal e de objetos que possam causar a oxidação, no caso do papel. “A higienização pode eliminar até 70% daquilo que pode desencadear um processo de deterioração de um acervo. É uma ação muito importante”, explica Arize.

Gestão documental

Todos os documentos possuem período vital, cujo encerramento pode ocasionar seu arquivamento ou sua eliminação com base nas leis que regem o descarte de documentos públicos. Para que haja a caracterização e identificação desse período, o SAUSP, que surgiu da necessidade de organização e arquivamento de documentos, formulou a Tabela de Temporalidade em 1995, que propicia a ordenação e classificação dos documentos.

A tabela de temporalidade é fundamental para que haja seleção dos documentos arquivísticos, segundo a responsável pela gestão documental do Arquivo, Marli Marques Souza. “A função principal da tabela é racionalizar a produção documental”, explica. Nesse sentido, “a gestão documental é essencial na universidade”, visto que promove a organização do arquivo, permitindo “guardar aquilo que é necessário e eliminar o documento inútil”, ressalta.

De acordo com Marli, a eliminação da documentação tem grande importância no processo de gestão, no entanto a incorporação de algumas políticas de gestão na Universidade ainda estão engatinhando. “A aderência a essas políticas está sendo muito lenta; ainda há resistência principalmente para eliminar documentos e para organizar arquivos. A valorização do Arquivo ainda é pouca na universidade”, argumenta.

A tabela de temporalidade passa por processo de reformulação há cerca de três anos. Segundo a gestora, a tabela atual, de 1995, guarda cerca de 40% dos documentos produzidos pela universidade. A proposta é que a renovação da tabela baixe esse número para 20%, de forma a preservar apenas documentos essenciais à história ou definitivamente necessários.

Com a construção do prédio atual e a finalização do Termo de Recolhimento, o Arquivo Geral receberá documentos permanentes das unidades que assim desejarem. “Estamos oficializando o Termo de Recolhimento e a partir dele vamos estabelecer as regras para que os documentos cheguem aqui”, explica Lilian Miranda Bezerra, responsável pelo processo de descrição dos documentos. O termo conterá as regras a serem seguidas pelas unidades em relação ao tratamento dado aos arquivos: higienização, identificação mínima, acondicionamento.

O prédio está em fase de finalização de sua segunda estrutura, destinada à recuperação, recebimento e divulgação dos documentos. O edifício atual comporta salas para guarda dos arquivos. A localização do edifício também foi pensada de maneira a contribuir com a preservação dos documentos. A finalização do edifício, bem como a reorganização das atividades em sua nova estrutura, deve ficar pronta em março.