Por Cinderela Caldeira

TECNOLOGIA

Digitalização de processos diminui tempo de trâmite e incentiva a  mudança de mentalidade na organização das rotinas

 Fazendo uma busca no Google (programa de buscas na internet) sobre a maior reclamação contra o sistema judiciário, encontramos  várias manifestações em relação à morosidade. Na Universidade não era diferente. A Procuradoria Geral (PG) realizou uma pesquisa de satisfação entre os usuários, e recebeu a mesma resposta. Para mudar essa situação e buscar maior eficiência nas rotinas administrativas, embarcou na esteira do Programa USPDigital e vem implantando, por áreas, o projeto do processo digital.

Gustavo Ferraz de Campos Monaco, procurador geral e professor do Departamento de Direito Internacional e Comparado da Faculdade de Direito, diz que alguns procedimentos já estão integralmente digitalizados, são os de Contratos Administrativos e Licitações e de Recuperação de Ativos,  e parte de execução de sentenças. “Um processo de aditamento contratual demorava entre a montagem do processo e o encaminhamento cerca de uma semana. Hoje, em dois dias já está aprovado”, enfatiza.

De acordo com o procurador, o processo como estamos acostumados a ver será modificado, passará a tramitar de forma digital. “Essa é a tendência, no futuro esses processos de capa amarela e os protocolados [capa rosa] acabarão, se não todos, mas, uma grande parte”, complementa.

“O maior desafio é a mudança cultural de substituir os processos que tramitam em papel”, enfatiza Natal

O processo digital teve seu início a partir de uma pesquisa de satisfação interna da PG, em que todos os funcionários do setor puderam dar sugestões, anonimamente, para a administração do órgão, e uma das principais foi a da distribuição eletrônica de processos. “Quando li, imediatamente conversei com o professor Luis Natal Rossi, diretor do Departamento de Informática, para que auxiliasse a PG a criar um sistema de implantação para a solicitação mais votada”, diz.

Com a implantação do há uma crescente adesão ao programa  de novas iniciativas, e a PG é mais uma  dentro da Universidade. Segundo Natal, a implantação do processo digital tem sido gradativa, pois o maior desafio é a mudança cultural de substituir os processos que tramitam em papel. “Todos buscamos maior eficiência em nossas rotinas administrativas, e sempre que possível eliminando a necessidade do uso do papel.”

O procurador concorda, “tudo isso depende de uma mudança de mentalidade”. Nessa linha de raciocínio, a distribuição dos documentos aos procuradores, que antes era feita pelo procurador geral de forma aleatória, hoje, é realizada inserindo o processo num sistema de planilha que distribui automaticamente para o profissional com menos processos.

Nessa sequência de organizar as rotinas, uma nova planilha está sendo implantada e refere-se aos cumprimentos dos prazos judiciais. “Todo  processo tem um prazo-limite para ser entregue ao judiciário, a meta é entregar antes do prazo, antecipando-se à impossibilidade por razões alheias à vontade, como, por exemplo, uma tempestade”, esclarece Monaco.

Em outubro do ano passado, a PG fez uma outra pesquisa de satisfação, mas, desta vez, com os usuários do serviço: diretores, vice-diretores, assistentes administrativos, financeiros e acadêmicos, com notas que variavam de zero a cinco, para entender as demandas e as necessidades de maior urgência e direcionar a implantação do processo digital. “As notas dadas a vários quesitos foram 4.2, que é uma média boa considerando o passado recente da Procuradoria”, enfatiza Monaco. De acordo com o procurador, a pesquisa deve ser repetida em junho ou julho deste ano, com o objetivo de ter uma avaliação do processo digital implantado.

“Eu gostaria muito que a PG fosse um órgão certificado pela ISO”, diz Monaco

A principal reclamação era a demora no atendimento da análise de um processo. Hoje, além dos procedimentos implantados, a Procuradoria tem 60 procuradores, antes contava apenas com 40, o que representa um salto na produtividade. “Mais pessoas trabalhando com métodos de trabalho mais ágeis”, esclarece o procurador.

Para a normatização de distribuição eletrônica de processos foi publicada portaria do procurador geral no Diário Oficial, que demonstra uma preocupação com o futuro, fixando o que o procurador define como “conquistas a pedido dos procuradores em benefício do órgão, evitando que a distribuição dirigida volte a acontecer”.

Monaco define, como um novo desafio a ser enfrentado, a capacitação dos dirigentes pela Escola de Gestão que está em fase de implantação. Para ele é uma forma de resolver o problema que surge quando da troca de um dirigente em uma unidade: muitas questões corriqueiras que já estavam incorporadas à rotina da unidade voltam a reaparecer. “A capacitação dos dirigentes e de seus assistentes pela Escola é fundamental para que eles saibam e entendam a cadeia de consequências que se gera a partir dos atos mais corriqueiros e perceberam que aquilo não cria um risco tão extraordinário para eles, como abrir uma licitação, assinar um edital. Isso passará a ser algo natural”.

Nosso próximo passo é a implantação do sistema de gestão pela qualidade. “Eu gostaria muito que a PG fosse um órgão certificado pela ISSO – International Organization for Standardization, que usa normas internacionais e garante que os produtos e serviços são seguros, confiáveis e de boa qualidade”, diz o procurador. “Mas para isso não basta querer. É preciso, antes, ser ISO para ser certificado”,complementa.