Por João Vitor Oliveira

Administração

Quem é funcionário da USP provavelmente já ouviu falar dos encontros de profissionais que a Universidade promove. Iniciativas como o Geinfo (Gestão de Informática), Geindi (Gestão de Integração dos Dirigentes) e Gecom (Gestão de Comunicação) levam funcionários de diferentes áreas de atuação da administração uspiana para um retiro de alguns dias no interior, em que eficiência e diretrizes de trabalho conjunto são discutidas.

O que muita gente não sabe é que tudo isso começou com a Gefim (Gestão Financeira e de Materiais).  A comissão realizou o seu primeiro encontro no ano de 1997, antes da existência de quaisquer dos outros “Ges”, e a atividade chegou, no último mês de julho, à sua 8ª edição, reafirmando a importância do grupo na USP. “A diferença da Gefim é que ela se tornou mais do que um evento. Virou algo permanente”, declara João Antonio Salla, presidente da Gefim e profissional do Gabinete de Planejamento e Gestão do Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação (ICMC) em São Carlos.

A comissão faz propostas de atitudes administrativas para a Reitoria – ou seja, não é um órgão executivo. Seu objetivo é garantir a eficiência e modernizar os processos de suporte à tomada de decisão no que diz respeito à administração de materiais e finanças da Universidade.

“Através dos encontros, você constrói uma rede de trabalho que transmite as melhores práticas de fatos resolvidos”
– João Salla

Uma característica importante do grupo é a sua representatividade. Todos os campi da Universidade possuem alguém que faz parte da Gefim, e a equipe é composta por profissionais de diferentes áreas administrativas, sendo que boa parte deles ocupa cargos de chefia em seus departamentos. Peter Greiner Júnior, diretor do Departamento de Finanças da Reitoria, Luís Carlos Moreira Gomes, diretor do Departamento de Informática, e Hamilton de Castro Teixeira Silva, procurador chefe da Procuradoria Geral, são bons exemplos. “Esse pessoal todo, por ser chefe de alguma área, tem a percepção do que sua unidade ou departamento necessita”, comenta Salla. “É um esforço muito grande que fazemos, pois cada um desses funcionários tem o seu dia a dia, suas tarefas ligadas ao cargo que ocupa. A Gefim é o algo a mais que resolvemos praticar.”

A equipe realiza reuniões mensais, cada mês em um local ou cidade diferente, e as decisões são tomadas sempre por consenso. Ninguém dá a palavra final sozinho. A própria escolha da presidência é feita dessa maneira, sem mandatos preestabelecidos. Salla é presidente desde 2010 e, quando o grupo decidir que é hora de dar novos ares à coordenação do órgão, deixará de ser.

Outra característica importante é a continuidade do trabalho realizado. “Nosso processo todo é muito linkado: um projeto dá continuidade ao outro, retomando-o e aprofundando-o, ou abrindo novos caminhos”, explica o presidente da comissão. “Mas o foco é também no resultado, pois não adianta nada você ter um processo super bem desenhado e não atingir os objetivos esperados.”

Entre as últimas inovações implantadas pela Universidade que partiram de ideias da Gefim, destaca-se a Diária Eletrônica, que permite que funcionários da USP, ao realizar viagens a trabalho, solicitem verbas diárias para gastos com alimentação e hospedagem com agilidade pelo sistema Mercúrio – antes, isso era feito por papel e exigia demasiada burocracia. Outro projeto importante, este lançado pela Compatrim – Subcomissão de Patrimônio da Gefim –, foi o Patrimônio WEB, plataforma on-line que proporciona aos usuários a possibilidade de regularizar, movimentar e disponibilizar, dentro de seus departamentos, os bens móveis sobre os quais possuem responsabilidades.

Empatia para resultados

Joel Souza Dutra, Diretor de RH, ministrou a palestra “Tendências e Desafios para Gestão de Pessoas”

O 8º encontro Gefim aconteceu entre 3 e 26 de julho – na quarta, quinta e sexta das quatro semanas do mês – no campus de Pirassununga. Foram mais de 600 participantes divididos em quatro turmas de 150 pessoas, e em cada semana uma das turmas atendia o evento, ou seja, as atividades eram repetidas, mas o público trocado.

“Esse tipo de encontro é necessário porque integra os trabalhadores e facilita a resolução de problemas através da troca de experiências”, comenta Salla. “O foco é melhorar o atendimento e qualidade dos serviços prestados pela comissão.”

O evento ocorre de dois em dois anos. Em 2011, porém, não aconteceu. No lugar disso, a equipe optou por fazer uma série de fóruns específicos e técnicos para os funcionários da área de finanças e materiais, uma atitude estratégica diante da realidade que se vivia na época: estavam surgindo inovações como a nota fiscal eletrônica, o pregão eletrônico, e a comissão decidiu que era o momento desses assuntos serem tratados em fóruns o mais rápido possível para que seu trabalho dentro da Universidade fosse padronizado.

Neste ano, a abordagem do encontro foi uma novidade. Se os sete anteriores trataram de questões operacionais, o 8º falou pela primeira vez da gestão de pessoas, do comportamento dos funcionários. O tema foi “Empatia para Resultados”. “Empatia é você se colocar no lugar de alguém, sentir as necessidades do outro. Fazendo isso, o trabalhador vai dar ao cliente o atendimento que gostaria de receber se estivesse do outro lado do balcão”, explica o presidente. “É uma sensibilização que melhora a qualidade do trabalho.”

O reitor João Grandino Rodas fala no evento

Várias palestras marcaram o evento, como a de Joel Souza Dutra, diretor do Departamento de Recursos Humanos (RH) da Universidade e professor da Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade, sobre o conflito de gerações no ambiente de trabalho, ou a da Procuradoria Geral, que falou da responsabilidade do servidor público. O assunto empatia foi apresentado também com vídeos e até por um grupo de teatro contratado. Os funcionários discutiam, em oficinas de trabalho, aquilo que tinham visto nas apresentações.

Um destaque foi a divulgação dos resultados da Pesquisa de Satisfação Gefim, realizada pela comissão no primeiro semestre para medir a qualidade dos serviços prestados pela área de Finanças e de Materiais. “Enviamos 15 mil e-mails para os funcionários técnicos e mais 6 mil para os docentes”, revela Salla. “O material foi apresentado no encontro para mostrar o que os trabalhadores da USP estão pensando do nosso trabalho.” A pesquisa consistia em um questionário com perguntas sobre compras de produtos e serviços; bolsas, auxílios e pagamento de pró-labore; importação; convênios; entre outros pontos.

Para o presidente, o tema escolhido para o evento acertou em cheio os participantes. “As pessoas ficaram muito emocionadas. É um assunto que diz muito sobre a vida pessoal, então muita gente vinha agradecer”, relembra. “Acho que a gente plantou uma sementinha em cada um, mas é no dia a dia do trabalho que os funcionários poderão mostrar que cresceram.”