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Do papel à era digital

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Por Cinderela Caldeira

Administração

O Departamento de Informática ligado à Vice-Reitoria Executiva de Administração está oferecendo à Universidade o processo digital e a possibilidade do trabalho em nuvem

Na Universidade de São Paulo são abertos por ano cerca de 200 mil processos administrativos, o que provoca um grande consumo de papel e muito esforço na tramitação. Pensando em mudar esse cenário, foi dado, em abril, o primeiro passo para implantação do Projeto USP Digital, a senha única.  O objetivo é facilitar o acesso do usuário que precisa transitar por mais de um sistema corporativo. E, a partir de agora, começam a ser implantados ofícios, ofícios circulares e memorandos digitais.

De acordo com Luis Natal Rossi, diretor do Departamento de Informática da Reitoria e professor da Escola Politécnica, a ideia é ter workflows digitais (fluxo de trabalho, com sequência de passos necessários para que se possa atingir a automação de processos com um conjunto de regras definidas). “A ideia é criar um trâmite digital de processos, com o objetivo de diminuir a circulação de papéis. O USP Digital é um programa que busca sinergia entre os diversos departamentos na Universidade, facilitando as rotinas e diminuindo o tempo de tramitação”, enfatiza.

Hoje na Universidade muitas questões administrativas são realizadas sem a necessidade do papel, por exemplo, pagamento de diárias; algumas operações bancárias como execução orçamentária, que é feita via sistema direto com o banco; na área acadêmica, o atestado de matrícula; na área de pessoal, a margem consignada para empréstimos, um documento digital autenticado que o interessado pode ter pela internet.

O programa a ser aplicado para o gerenciamento de ofícios e ofícios circulares está sendo desenvolvido por técnicos do DI em parceria com a Universidade do Porto

No Brasil existe um sistema de assinatura digital, que é um processo eletrônico de assinatura, baseado em sistema criptográfico assimétrico que permite ao usuário usar chave privada que declara a autoria do documento eletrônico. Os certificados digitais usados no País são o e-CPF e o e-CNPJ.

A USP possui, há mais de uma década, um sistema de autenticação digital muito eficiente através de login e senha. “Nós temos sistemas equivalentes ao e-CPF, e podemos colocar várias rotinas em processo digital, e quando necessário complementar o processo de autenticação pelo uso do e-CPF”, afirma Rossi. O certificado de autenticidade será estendido para outras funcionalidades, por exemplo, laudos técnicos.

De acordo com o diretor do DI, hoje em dia temos um cenário de domínio de tecnologia, sendo necessário fazer uma reflexão sobre o uso do papel. “Alguns processos ainda circulam em papel e precisam de assinatura, é o caso do afastamento de docente ou funcionário para viagens, mas pode ser eliminado. É uma mudança cultural”, diz.

Segundo Rossi, o USP Digital vai mudar toda a organização dos sistemas administrativos e a senha única foi o primeiro passo. “Nós vamos organizar os sistemas em grupos de serviços e não mais por áreas de negócio.” Os nomes marcantes Marte (pessoal), Júpiter (graduação), Janus, antes Fênix (pós-graduação), Mercúrio (compras) e Proteos (protocolo), que desde a década de 90 alavancaram e facilitaram o acesso do usuário aos mais variados serviços da administração da USP, deixarão de existir e serão conhecidos pelos serviços.

Para Rossi, é necessário mostrar o USP Digital como uma nova etapa dos sistemas corporativos que são fundamentalmente de apoio à administração. Para implementar essa etapa, foram criadas novas metodologias e tecnologias, que são a nova geração do Proteos/Processo Digital. O programa a ser aplicado para o gerenciamento de ofícios e ofícios circulares está sendo desenvolvido por técnicos do DI em parceria com a Universidade do Porto.

Outra novidade está em curso, é o sistema de trabalho em nuvem, onde o armazenamento e o processamento de dados são centrais. Com especialistas para tratar das questões técnicas de configuração, o usuário não precisará mais se preocupar com instalação de programas ou atualização. A vantagem de ter um processamento central, na nuvem, é que o usuário pede a instalação dos programas necessários, e pode usar a mesma configuração do seu desktop em qualquer outro computador do planeta ligado à internet. Quando abrir sua tela terá todas as configurações e documentos necessários, sem precisar carregar, por exemplo, um pen drive.

“O USP Digital é um programa que busca sinergia entre os diversos departamentos na Universidade, facilitando as rotinas e diminuindo o tempo de tramitação”, Luis Natal Rossi

“Existe um movimento para prover recursos computacionais suficientes para que as unidades não necessitem ter o seu próprio desktop e passem a trabalhar numa configuração chamada de nuvem. O DI tomará conta de todo o acervo digital, e o usuário não precisará se preocupar em instalar  qualquer software, inclusive antivírus”, conta o diretor.

O projeto do sistema de trabalho em nuvem será implantado primeiro no DI, porque é um ambiente de uso intensivo de computadores, e depois na Procuradoria Geral e no Centro Empresarial  São Paulo (Cenesp), afirma o professor.

Para Luís Moreira Gomes, assessor técnico de gabinete da Vice-Reitoria Executiva de Administração, com a mudança alavancada por essa eliminação de papel, teremos transferência do local de armazenamento. O papel ocupa um espaço físico e o digital um espaço em disco. “Em decorrência da mudança foram feitos  investimentos na área, e os sistemas atuais já estão prontos para receber a nova cultura”, diz.

O USP Digital é a nova geração dos sistemas corporativos da USP. “A primeira foi a do mainframe, a segunda foi da arquitetura cliente/servidor, na qual se desenvolveram os sistemas corporativos USP  (nomeados por planetas), a terceira geração foi marcada pela conversão dos sistemas para a WEB, por conta do avanço da internet. Agora é a geração dos sistemas orientados para serviços em workflow, com armazenamento digital de conteúdos. No ambiente digital o mesmo documento pode ser acessado pelos diversos departamentos da administração simultâneamente, diminuindo o tempo de tramitação. É uma evolução natural”, afirma Rossi.

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